Verplichte registratie van gasten in vakantiewoningen
1. Verplichting om gasten te registreren
Alle gasten die in de accommodatie verblijven, moeten worden geregistreerd (Koninklijk Besluit 933/2021). Dit geldt ook voor kinderen. Reizigers van 14 jaar en ouder verstrekken normaal zelf hun identiteitsbewijs en handtekening; gegevens van jongere kinderen worden door een begeleidende volwassene verstrekt.
2. Registratie bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken
Registraties moeten via het centrale systeem van het Ministerie van Binnenlandse Zaken (SES.Hospedajes) gebeuren. Het oude systeem via de Nationale Politie of de Guardia Civil wordt niet meer gebruikt (met beperkte bijzondere regimes in sommige andere regio’s, niet relevant voor Alicante/Jávea).
Stappen om toegang tot het systeem te krijgen:
- Registratie als eigenaar of beheerder: Vraag registratie aan bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken via de officiële website van SES.Hospedajes.
- Benodigde documenten:
- Identificatie (paspoort of NIE/DNI).
- De eigendomspapieren van de accommodatie of een huurcontract / beheermandaat als u beheerder bent.
- Geldige toeristische inschrijving van de Generalitat Valenciana (voor VUT’s).
- Toegang tot het platform: Na goedkeuring ontvangt u de toegangsgegevens tot het systeem voor melding van reizigers.
3. Te registreren informatie over de gast
- Persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- Geboortedatum
- Nationaliteit
- Identiteitsnummer en type document (bijv. paspoort of identiteitskaart)
- Informatie over het verblijf:
- Aankomst- en vertrekdatum
- Verificatie: Bij aankomst moeten gasten hun identiteitsbewijs tonen zodat u hun identiteit kunt verifiëren.
4. Meldingsplicht binnen 24 uur
U moet via SES.Hospedajes binnen 24 uur melden:
- de boeking / het contract (en annuleringen); en
- de check-in / start van het verblijf met de gastengegevens.
Dit kan handmatig via het onlineplatform of geautomatiseerd via een compatibele softwareoplossing.
5. Bewaarplicht
Eigenaren zijn verplicht een kopie van het gastenregister, fysiek of digitaal, te bewaren voor een minimale periode van 3 jaar.
6. Privacy en gegevensbescherming
Zorg dat gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). Gegevens moeten veilig worden opgeslagen en alleen toegankelijk zijn voor bevoegd personeel.
7. Controles en sancties
Autoriteiten kunnen controles uitvoeren om naleving te verifiëren. Boetes zijn gespreid. Indicatieve banden voor burgerlijke veiligheid die vaak voor deze plicht worden genoemd: licht ongeveer €100–€600, ernstig ongeveer €601–€30.000, en hoger bij zeer ernstige gevallen. Ga er niet van uit dat elke inbreuk €600–€30.000 is.
8. Aanvullende informatie en ondersteuning
Officiële toegang: https://hospedajes.ses.mir.es/
Bij twijfel: neem contact op met een juridisch adviseur of een gespecialiseerde verhuurservice.
Samenvatting
Registreer alle reizigers via SES.Hospedajes (niet via de oude politieportalen). Meld boekingen en aankomsten binnen 24 uur, bewaar records 3 jaar en pas de GDPR toe. Dit is een nationale plicht; zij geldt in de Comunidad Valenciana, inclusief Jávea.